Congés_Fac est un logiciel très simple permettant de gérer le planning des congés et des absences du personnel d'une entreprise, d'une administration, d'une association,....

L'utilisation est intuitive et il suffit de créer les fiches 'personnel' en indiquant la date d'entrée. ( vous indiquerez les dates de sorties lors du départ du personnel). La saisie peut être faite en directe ou en cliquant sur le calendrier qui apparaît lors du clic.

Vous déterminez des droits à congés acquis et des prises de congés ou absences. Vous pourrez ainsi consulter en temps réel le solde des congés pour chaque personne mais aussi le solde des congés pour le personnel de l'entreprise générale ou par catégorie.

Congés_Fac est idéal pour suivre les différentes récupérations afférentes au passage des 35 heures, des congés payés, congés d'ancienneté, congés supplémentaires, récupérations,...

Le planning est automatiquement affiché sur simple demande au format Annuel. L'impression est automatiquement adaptée au format A4. Lorsque que vous êtes sur le planning détaillé, un simple click sur la case souhaitée vous donne le détail de l’absence et la possibilité de modifier la fiche ( sauf en mode consultation seule).

Si vous cliquez sur une case vierge du tableau, la liste des types d’absences s’affiche, si vous choisissez un type d’absence en cliquant deux fois une fiche sera crée, si vous sortez (croix rouge) vous retournerez au planning sans créer de nouvelle absence.

Ainsi, il suffit de cliquer sur le planning pour ouvrir la fenêtre de saisie et de rempli les conditions du congés ou de l’absence. En quelques clicks vous gérez ainsi tout votre personnel.


A SAVOIR avant de commencer :

1 ) La première chose à faire avant de créer vos fiches personnels est de définir vos type de congés. ( Congés payés, RTT,…) vos catégories et vos codes horaires, cela vous évitera de ressortir lors de la saisie des congés. N’oubliez pas qu’il est préférable de scinder les codes congés en plusieurs périodes pour un suivi plus précis de d’état des congés.

Exemple : Créez un code CP2005 pour les congés payés 2005 et CP2006 pour les congés 2006. Cela vous permettra de pouvoir purger les congés épuisés lorsqu’ils auront tous été pris par le personnel. Si vous ne les scindez pas vous pourrez suivre les congés mais vous n’aurez pas de détail pour le suivi.


2 ) Ensuite paramétrez vos informations de base :

- Nom de l’entreprise pour les éditions :
- Signaler les jours d’ouverture pour l’affichage des jours fériés sur les planning
- Indiquer si vous utilisez une imprimante couleur ou N&B.


MENU Principal :


Utilisez les icônes de l’écran principal pour vous déplacer dans le logiciel ou la barre de menu dans le haut de l’écran.

<Personnel> : Accès au fiches du personnel ‘ Création, modification, congés,…)
<Type> : Fichier des types de congés
<Pointage> : Permet de pointer les présents et les absents
<Demande> : Affiche la liste des demandes de congés en cours pour validation.
<Automate> : Saisie automatique de congés ou de droits à toute une
catégorie du personnel. ( Exemple : attribution des congés payés
ou des droits à RTT )
<Planning complet> : Affiche en plein écran le planning complet de tout le personnel
pour l’année en cours.
<Par service>… : Affichage du planning en sélectionnant le personnel par différents
critères ( Services, Catégorie,…)


Planning principal :


Lorsque vous cliquez sur un des boutons planning, le planning de l’année correspondante est affiché sur la période en cours. Cliquez sur les mois pour visualiser une autre période ou utilisez la barre de défilement.

Pour changer d’année, utilisez les deux flèches encadrant l’année affichée. Si votre écran est trop petit vous pouvez utiliser le mode ‘Loupe’ qui permet de doubler l’affichage.

Cliquez sur un congé en cours pour avoir accès au détail ou sur une zone libre pour créer une absence ou un congé. Si vous êtes en mode ‘Consultation’ vous pouvez juste consulter les information sans pouvoir les modifier.

Fichier personnel :

 

• Bouton Créer : vous permet de créer une nouvelle fiche de personnel. Les codes salariés sont attribués automatiquement et ne sont utilisés qu’à titre informatiques. Ils vous sont donc transparents et pas affichés sur la fiche.

• Bouton Recherche : vous donne la liste des fiches enregistrées en fonction des premières lettres du nom. Cliquez deux fois pour appeler la fiche choisie.

• Boutons Liste / NOM affiche la liste des noms triés par ordre alphabétique et éventuellement par catégorie, service,….

• Bouton Bloc-notes vous permet de faire de prendre des notes personnelles. (Information générale)

• Etat des congés, vous affiche la liste des droits et des prises de congés su salarié en vous indiquant le solde disponible.

• Récupération permet une saisie rapide du code ‘RECUP’ lorsque vous souhaitez attribuer une récupération à un salarié. Cette option rapide vous permet de saisir rapidement une récupération sans passer par le menu classique de création d’un droit.

• Bouton Effacer : Effacement de la fiche après confirmation de votre part. Attention une fiche effacée n’est plus récupérable.

• Boutons (Mois, Trimestre 1, Trimestre 2,... Annuel) vous affiche le planning personnalisé. L’année choisie est l’année par défaut. Modifiable dans l’écran principal du logiciel Congés_Fac.
   

Pour attribuer un droit ou un congé à une personne cliquez sur le bouton correspondant, vous devrez choisir le type de choisi et ensuite remplir le formulaire comme expliqué dans les pages ci-dessous.

Pour effectuer une demande de congés, cliquez sur le bouton demander un congé. Vous pourrez remplir les renseignements sur la demande d’absence et imprimer un formulaire à découper en trois exemplaires ( Demandeur, responsable, archives ) qui pourra être soumis au responsable de service et validé.
Une fois la demande de congé validée, rendez-vous sur la fiche du demandeur, cliquez sur le bouton demandes en cours, choisissez la demande acceptée. Une fois sur la fiche demande de congés validez celle-ci, le congé deviendra définitif. Si ce congé est refusé vous pourrez effacer la fiche en cliquant sur le bouton effacer.
Les demandes peuvent aussi être validées à partir du menu général en choisissant l’option ‘Demandes’. Toutes les demandes seront listées et vous pourrez les valider l’un après l’autre.

Pour appeler ou modifier une fiche (droit ou congés) cliquez sur le bouton (Liste des droits) et cliquez deux fois sur la ligne choisie. Pour les dernières absences vous pouvez cliquez deux fois dans la liste des dernières absences affichées dans le haut droit de votre fenêtre.


NOTES :

Suivant le choix que vous aurez sélectionné (visualisation ou impression) vous pourrez consulter le détail sur l’écran ou après impression sur l’imprimante par défaut. Pendant la visualisation des plannings vous pourrez vous déplacer dans les périodes grâce aux deux flèches <gauche> et <droite>. Si vous étés en mode ‘mois’ le click sur une flèche vous fera reculer ou avancer d’un mois.

Lorsque vous enregistrez une date de sortie sur une fiche personnel, celui ci n’apparaîtra plus sur les plannings à partir de cette date. Avant d’effacer une fiche personnel attendez que l’année soit terminée et que vous n’ayez plus besoin de consulter un ancien planning. Vous pouvez laisser une personne partie dans le fichier sans que cela gêne le fonctionnement du logiciel.

Si vous utilisez le module d’envoi d’E-mail automatique l’adresse mail permet d’envoyer automatiquement des confirmation ou des refus de demandes de congés directement à l’adresse mail saisie.

Le bouton ‘clés’ permet d’imprimer le formulaire discret de remise du code personnel de la fiche. La feuille peut être pliée et agrafée pour remettre le code à la personne en toute discrétion. Grâce à ce code personnel, la personne pourra accéder à sa fiche pour vérifier ses congés, et effectuer une demande de congés. Le code personnel est créé lors de la saisie de la fiche. Une nouvelle attribution de code peut etre demandée dans le module ‘options de sécurité’

Photographie : Vous pouvez inclure une photographie dans la fiche ‘travailleur’. Cliquez sur le bouton photo, une image stylisée apparaîtra (femme ou homme). Positionnez la souris et un texte vous indiquera le nom de la photo à mettre dans votre répertoire conges_fac pour que la photo apparaisse automatiquement sur la fiche. ( Exemple : phot0001.jpg )

Les Droits :

Les droits acquis : Sont constitués du type de droit acquis, du libellé des dates de la période concernée par ce droit ainsi que du nombre de jours acquis. (Exemple ci dessus : 3 jours de RTT acquis pour la période du 01/01/2006 au 31/03/2006)

- Attribuer un droit : Vous permet d'enregistrer un droit aux congés pour la personne. Si vous souhaitez attribuer des droits identiques à toutes les personnes utilisez l'automate.

- Liste des droits : Vous donne la liste des droits acquis pour cette personne. Cliquez deux fois dans la liste pour obtenir le détail. Cliquez deux fois sur la ligne pour afficher et corriger un droit acquis.


Les Congés Pris ou les absences constatées :


Les congés acceptés : Sont constitués du code congés, du libellé, des dates de la période de congés, du nombre de jours pris et du mode de décompte. Dans le cas d'un congé qui ne doit pas être décompté dans le tableau de l'état des congés cette zone doit contenir 'N' ou 'NON'. Vous pouvez aussi préciser si le congé a débuté le matin ou l'après-midi. Si vous souhaitez attribuer des congés identiques à toutes les personnes utilisez l'automate. (Exemple pour un pont).

- Attribuer un congé : Permet d'enregistrer le congé pris par cette personne.

- Liste des congés : Vous donne la liste des congés pris pour cette personne. Cliquez deux fois dans la liste pour obtenir le détail.

- Etat des congés : Vous donne le soldes des congés classés par catégorie.

Nb de jours décomptés : Le nombre de jours peut être saisie manuellement. En effet en fonction des différentes législations le décompte du samedi ou dimanche ou des jours fériés sera différents. Toutefois en cliquant sur la petite calculatrice un calcul standard sera effectué en fonction des week-end et jours fériés. Vous devrez vérifier ce calcul suivant votre législation.


Fichier Catégories : ( Fichiers – Fichier des Catégories )



Vous permet de créer des catégories de personnel. Ces catégories vous donneront la possibilité de sélectionner les planning. ( Exemple : Administratif, production,...).
 

• Pour créer une nouvelle fiche cliquez sur le bouton 'créer', puis remplissez les zones en passant à la zone suivante avec la touche (Entrée).

• Pour annuler une ligne, cliquez sur 'Annuler' puis déplacez le carré et cliquez deux fois sur la ligne à supprimer.

• Pour corriger une ligne, cliquez sur 'Corriger' puis déplacez la croix, cliquez deux fois sur la ligne à modifier et saisissez vos modifications.

• Le bouton Valider sélectionne la ligne affichée en sur brillance. Vous pouvez aussi effectuer la sélection en utilisant les touches fléchées et en validant avec la touche (Entrée).

• Le bouton Annuler ressort sans sélectionner de ligne. Vous pouvez aussi utiliser la touche (ESC).

De la même façon vous pourrez créer deux critères supplémentaires ( Codes horaires et Services qui vous permettront de scinder vos listes de personnels)


Fichier Type de congés : (Fichiers – Types de congés ou icône)



Permet de créer des types de congés. ( Exemple, congés payés, Réduction temps travail, arrêt maladie, Congés ancienneté,...). Cette sélection vous donnera la possibilité de préciser le congés dans les 'Droits acquis' et dans les 'Congés pris'.

La zone 'Décompte' permet de préciser le décompte des jours dans l'état des congés. Cette variable par défaut est vide. Si vous rentrez le terme 'N' ou 'NON' dans cette zone les jours pris ne seront pas comptabilisés dans l'état des congés. Vous pourrez avec cette option gérer aussi les absences maladies et imprévues.

La zone 'Nb de jours' permet d'attribuer un Nb de jours par défaut lors de la saisie. Exemple attribuer 20 jours de congés payés sur l’année.

Pour attribuer une couleur à un type de congés, cliquez d’abord sur la case couleur choisie et ensuite sur la ligne du congé. Cette couleur sera visible sur le planning pour reconnaître d’un coup d’œil les types de congés.

Pour les absences n’ouvrant pas de droits et non décomptées style Maladie, Maternité, elles pourront être affichées ou pas sur l’état des congés. Pour supprimer l’affichage utilisez l’option ‘Paramétrage’ et ‘Décompte des absences’.


Pointage :



Le Tableau de pointage permet d’afficher instantanément les personnes absentes et présentes pour la journée. Cliquez sur l’icône correspondant à votre recherche. ( Tout le personnel, par catégorie, par code horaire ou par service)

Si vous ne souhaitez afficher que les absents, cochez la case à droite de l’écran.

Si vous souhaitez imprimer le tableau des absents affichés, cliquez sur le bouton ‘impression’



Demandes de congés :



Vous pouvez afficher la liste de toutes les demandes en cours ou sélectionner par catégorie, service,…

Cliquez deux fois sur la demande pour afficher le détail et valider ou refuser la demande. Si vous avez activé l’envoi d’e-mail automatique, un e-mail correspondant sera envoyé à l’adresse mail de la fiche personnel.

Vous pouvez aussi imprimer la liste des demandes en cours pour le responsable avec une case pour qu’il puisse donner son aval ou son refus.



L'Automate :


Ce module permet l'attribution de droits ou de congés à toute une liste de personnes sans avoir à intervenir dans chaque fiche.

Cliquez sur les boutons ‘attribuer un droit ou attribuer un congé’ puis remplissez les zones dates et nb de jours décomptés ou attribués. Lorsque vous attribuez un droit les dates correspondent à la période sur laquelle ces droits ont été acquis. ( Exemple : 3 jours de RTT du 1er janvier au 31 mars).
Pour un congé la période correspond à la période d’absence et le nb de jour qui sera décompté du crédit de la personne.

Faites passer les personnels de la liste vers les fiches sélectionnées en cliquant deux fois sur le nom. Une fois la sélection effectuée lancez la validation. (Exemple : attribuer les droits aux congés payés pour tout le personnel )
Pour enlever une personne de la liste sélectionnée, cliquez deux fois sur le nom concerné.

Vous pouvez aussi utiliser la sélection les boutons de sélection (Catégories, type horaires) services pour valider une liste rapide de personnes.

La Barre de menu :


Fichiers :

Vous permet d’accéder aux différents fichiers du logiciel. ( Personnel, catégories,…). Pour certains fichiers (personnel, type de congés) un icône en bas du menu principal permet un accès direct.

Impressions :

Impression du planning mensuel pour tout le personnel ou suivant une sélection par critères. ( Catégories, services,…)

Impression de la liste du personnel.

Etat des congés :

Permet d’éditer le solde des différents congés pour tout le personnel ou pour une sélection particulière. ( Catégorie, service,…). Cela vous permet par exemple de rechercher le solde des congés pour un service particulier et d’aménager les périodes pour éviter que tout le monde prenne ses congés en même temps.
Les congés sont détaillés en fonction des types de congés vous permettant ainsi de connaître le nombre de RTT à prendre par votre personnel sur une période à venir.

Analyses :

Vous pourrez avec ce module effecteur une recherche des jours d’absences de votre personnel suivant différents critères de recherche. Vous pourrez choisir d’y inclure les samedis et dimanches ou d’effectuer la recherche sur la semaine seule.

Paramètrages :
 

• Nom de l’entreprise : Nom à inscrire sur les différentes éditions.

• Jours d’ouverture : Permet de valider les jours de fermeture de l’entreprise. Cliquez sur la ligne pour faire passer la ligne du mode ‘F’ : fermeture au mode ‘O’ : Ouverture.

• Mode d’impression Noir & Blanc. Si vous avez une imprimante Noir et Blanc les couleurs seront transformées en zones tramées avec le choix de cette option.

• Couleur de fond d’écran : Adaptez la couleur de votre fond d ‘écran à votre humeur, pastel, blanc, coloré…

• Modification des switchs. A n’utiliser que sur les conseils de T.F.I. sous risque de perturber le fonctionnement du logiciel.

Sauvegardes / Restauration :


Permet d’effectuer une sauvegarde sur une clé USB ou sur un disque Amovible. Choisissez l’unité de sauvegarde dans la liste proposée en haut de l’écran et appuyez sur la touche ‘Sauvegarder’.

Effectuez vos sauvegardes régulièrement.

La restauration des données n’est à effectuer qu’en cas de problèmes. Les données de la clé seront recopiées sur votre logiciel et les données actuelle seront effacées. Les saisies effectuées depuis la dernière sauvegarde seront perdues.


Sécurité :

Déverrouillage provisoire : Si le poste a plusieurs options de bloquées, vous pouvez le déverrouiller provisoirement en tapant le code d’accès principal. Toutes les options seront a nouveau bloquées lorsque vous sortirez du logiciel.

Options de sécurité :

Vous devez saisir votre mot de passe pour accéder aux options de sécurité. Si vous n’avez pas encore défini de code il vous sera demandé de le créer.



Chaque option permet au poste d’accéder ou pas au module choisi. Vous pouvez tout autoriser ou tout bloquer en cliquant sur les boutons de gauche.

Si vous bloquez toutes les options les poste reste accessible pour le personnel avec leur code secret. Cela leur permet de consulter leur solde de congés, et de faire une demande en accédant a aucune autre option du logiciel.

q Pour créer un nouveau mot de passe général, cliquez sur le bouton ‘Mot de Passe’.
q Vous pouvez aussi attribuer des nouveaux mots de passe personnels à toutes les fiches en cliquant sur le bouton ‘Attribuer des nouveaux codes’. Il vous faudra dans ce cas informer les différents personnel du changement de leur mot de passe.
q Vous pouvez imprimer la liste du personnel avec leurs mots de passe pour leur communiquer oralement. Cette liste est bien sur à tenir discrète.


Les options de sécurité peuvent être utilisés en réseau mais elles peuvent aussi être utilisés sur un système monoposte ou plusieurs personnes ont accès. Vous laissez ainsi certaines options accessibles à tous les utilisateurs et accéder aux options principales avec le mot de passe général.


Paramétrage E-mail :

( Option supplémentaire disponible en fonction de votre ordinateur et fournisseur d’accès à Internet : Ce module peut très bien ne pas fonctionner sur votre système )

Vous pouvez activer l’option d’envoi automatique de mail lors de la validation ou le refus d’une demande de congés. Il suffit de valider l’option et de remplir les deux paramètres nécessaires au fonctionnement de la messagerie. Votre ordinateur doit etre connecté à Internet pour utiliser cette option.

Votre serveur SMTP : En général la valeur est du style smtp.wanadoo.fr ou smtp.club-internet.fr, cela dépend de votre fournisseur d’accès à Internet. Ne nous contactez pas pour connaitre le paramétrage de votre ordinateur nous ne pourrons pas vous fournir cette donnée. Renseignez vous auprès de votre fournisseur ou regardez comment est configuré votre logiciel de messagerie ( Par exemple Outlook ).

L’E-mail de réponse : C’est votre e-mail générale qui doit être entrée comme adresse de réponse.

IMPORTANT : Cette option vous est offerte en supplément mais ne dépend pas du fonctionnement de Conges_Fac. Aucune réclamation ne sera acceptée si ce module ne fonctionne pas sur votre système.