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Ce logiciel prend en charge la gestion/Facturation
d’un artisan, commerçant ou Prestataire de services. Il
permet la saisie des différentes interventions et le
récapitulatif automatique en fin de mois pour la
facturation.
Installation du logiciel :
La logiciel possède une fonction d'installation qui
s'occupe d'ajouter les icônes nécessaires dans votre menu
de programmes windows. Lors du premier lancement il vous
sera demandé de saisir quelque renseignements afin que
vous puissiez commencer à travailler dans de bonnes
conditions et très rapidement. Plusieurs autres paramètres
sont automatiquement définis lors de l'installation. Vous
n'aurez en principe pas besoin d'y retourner.
Entrez l’entête à imprimer sur les factures, Vous pourrez
revenir à cette entête avec la boite à outils
ultérieurement pour l’affiner.
Il est à noter que la version d’essai comporte tous les
modules mais limités au nombre d’articles, de clients et
de factures. jours.
Pensez à consulter régulièrement notre site Internet pour
télécharger les mises à jour, et inscrivez vous à notre
mailing-list pour être tenu informé des évolutions du
logiciel.
IMPORTANT !
Presta_Fac est en perpétuelle évolution grâce au retour de
nos nombreux clients, de nouveaux modules sont ajoutés et
notre logiciel devient toujours plus ergonomique et plus
puissant. N ‘hésitez pas à nous faire part de vos
remarques et idées elle pourront être intégrées si le
besoin est confirmé et la mise à jour est gratuite pour
les personnes ayant acquis une licence.
Menu Principal :
Chaque fenêtre possède une barre en bas de l'écran avec
l'explication des touches utiles pour appeler les autres
fenêtres. Vous appelez les options en cliquant sur l'icône
ou en appuyant sur la touche correspondante. Lorsque vos
déplacez la souris sur un icône un petit textes
d'explication vous est affiché dans la zone d'aide.
<F2> : Accès au fichier Adresses/Clients
<F3> : Accès au fichier Articles
<F4> : Saisie des prestations quotidiennes.
<F5> : Fenêtre des Analyses - Editions
<F6> : Liste des factures
<F8> : Saisie et modification des Factures
<F9> : Saisie du mot de passe Expert.
<F10> : Boite-à-outils
<F11> : Calendrier / Planning. Permet de vérifier les
saisies de la journée.
<F12> : Changement de la date de travail.
<ESC> ou <Fin> : Sortie du logiciel
En cliquant sur l’icône note en haut de l’écran vous
pouvez saisir des notes générales. Ces notes pourront être
affichées automatiquement au lancement du logiciel.
Date de travail :
Par défaut la date de travail est automatiquement celle de
l'ordinateur. Vous pourrez toutefois la changer pour
éventuellement terminer des saisies qui n'auraient pas pu
être terminées la veille. Cliquez sur l'icône ou tapez
<F12> au sommaire du logiciel.
Fichier Adresses :
Ce fichier vous permet d'enregistrer vos clients pour
éditer les factures. Vous pourrez aussi sortir des
listings d'étiquettes pour effectuer des mailings ou des
actions promotionnelles.
Cliquez sur les boutons ou tapez :
<F2> pour créer une nouvelle fiche clients. Les codes
clients sont attribués automatiquement et vous n'avez pas
à vous soucier.
<F3> Recherche d’un client par son nom ou une partie du
nom. Saisissez plusieurs lettres du nom du client ou de
son adresse, vous verrez la sélection se faire
automatiquement. Cliquez deux fois sur le nom choisi pour
appeler la fiche. Vous pouvez aussi afficher la liste
complète des noms en cliquant sur l’icône Liste’.
<F4> Créer une facture/Devis pour ce client.
<F5> : Liste des factures
<F6> : Modes de règlements.
<F7> : Pour effacer une fiche cliquez sur la touche
‘Poubelle’, une confirmation vous sera demandée.
<F8> : Saisir une note. Voir (Saisie des Notes)
<F9> : Copie de l’adresse en mémoire, vous pouvez ainsi
récupérer cette adresse en utilisant le copier/coller dans
n’importe quel autre logiciel.
<F10> : Permet d’attribuer un forfait kilométrique à ce
client. Ce forfait remplacera le mode de calcul au
kilomètres.
Grâce au code catégorie vous pouvez codifier vos clients
avec des lettre ou des chiffres pour ressortir des
listings sélectionnés.
Notes :
Le logiciel gère automatique les comptes clients en
411xxxxx. Cette option permet de transférer les
informations directement dans les comptabilités les plus
standards. Bien sur ce code est transparent et pour votre
facilité d'utilisation vous recherchez les fiches adresses
par nom ou en choisissant dans une liste.
Informations !
La gestion des contrats est un module en développement
avec plusieurs de nos clients, il vous sera livré
gratuitement dés sa disponibilité. Il permettra de gérer
des contrats répétitifs avec une facturation automatique.
( Contrats de mise à jour, Contrats d’entretien de
matériel, contrat d’assistance,…)
Fichier Articles :
Le fichier article vous permet de codifier vos articles
pour une saisie rapide des ventes. Le code peut être
numérique ou alphanumérique suivant le choix que vous
ferez.
L’article sera comptabilisé dans la famille compta que
vous aurez choisi lors de éditions quotidiennes et des
journaux de ventes et d'encaissements, les statistiques.
Les familles sont paramétrables dans la boite à outils.
Cliquez sur les boutons ou tapez :
<F2> pour créer une nouvelle fiche articles. Les codes
articles sont choisis par vous ou vous pouvez utiliser le
code barre si vous utilisez un lecteur.
<F3> Recherche d’un article par son nom ou une partie du
nom. Saisissez plusieurs lettres du nom de l’article, vous
verrez la sélection se faire automatiquement. Cliquez deux
fois sur l’article choisi pour appeler la fiche. Vous
pouvez aussi afficher la liste complète des articles en
cliquant sur l’icône Liste’.
<F6> Permet d’afficher l’historique des réceptions de
marchandises et des ventes depuis le dernier inventaire.
<F7> Pour effacer une fiche article cliquez sur la touche.
Une confirmation vous sera demandée.
<F8 : Notes de l’article. (Voir saisie des notes)
Si vous souhaitez gérer des stocks pour cet article,
validez la case. Les articles seront décomptés lors de la
validation de la facture ou de la saisie de la prestation.
Vous pourrez éditer un inventaire et effectuer un réassort
en fonction de la quantité minimum souhaitée.
Si le code représente une prestation, exemple Main d’œuvre
vous ne devez pas cliquez sur le case ‘Gerer les stocks’.
Notes :
Pour calculer le prix H.T. d’un article, cliquez sur la
petite calculatrice a coté du montant TTC et entrez le
prix TTC. Le prix H.T. sera calculé en fonction du code
TVA.
Saisie des Notes
Vous disposez de notes dans plusieurs parties du logiciel.
(Clients, Articles ou menu principal ) cela vous permet de
noter des informations importantes. Vous disposez de 5
notes à chaque fois que vous pouvez déplacer dans l’écran
en utilisant les flèches de votre clavier.
Cliquez sur la note à remplir et inscrivez votre texte.
Pour passer à une autre note il suffit de cliquer dessus.
Pour effacer une note, sélectionnez tout le texte, cliquez
sur le bouton droit (Supprimer) ou utilisez la touche
effacement de votre clavier.
Vos pouvez activer l’affichage automatique des notes dans
la boite à outils. Lorsque vous lancerez le logiciel, les
notes principales vous seront affichées.
Saisie et modification des Factures :
Vous voici arrivé dans le module le plus important du
logiciel. C'est dans cette fenêtre que vous saisirez les
factures et toutes les informations qui seront ensuite
dispatchées dans vos éditions et vos journaux. Lorsque la
fenêtre apparaît vous visualisez toujours la dernière note
saisie ou modifiée. Cette note est par défaut 'Bloquée' et
vous devez utiliser la touche <F10> ou cliquer sur le
cadenas pour pouvoir modifier cette note.
Cliquez sur les icônes ou appuyez sur :
<F2> : Pour créer une nouvelle note pour un client de
passage. Cette note sera rangée dans le compte
client-comptoirs (en général 41100000 transparent pour
l'utilisation mais nécessaire pour les récapitulatifs
comptables). Une fois la note créée, remplissez les
différentes zones en vous déplaçant avec la souris ou en
utilisant la touche tabulation. <TAB>.
<F3> : Permet de créer une nouvelle note pour un client
possédant une fiche adresse. Cliquez dans la liste et
ensuite remplissez les informations de la même façon que
ci-dessus. L'avantage de créer une fiche pour les clients
réguliers est de pouvoir suivre son compte et de pouvoir
effectuer un récapitulatif dans la liste des factures ou
des impayés.
<F4> : Permet d’attribuer un N° de facture si vous êtes
dans un devis. Si vous avez activé l’option N° de factures
automatique, vous n’avez pas besoin d’utiliser ce bouton.
Une fois la facture validée, le décompte des stocks sera
effectué lors de l’édition.
<F5> : Permet de saisie un texte d’explication de la
facture. Une fois cliqué sur ce bouton , cliquez sur une
ligne de la facture et tapez votre texte dans le cadre qui
apparaît. Lorsque vous appuyez sur la touche <ESC>, votre
texte sera transformé en lignes de factures de
commentaires.
<F6> : pour effacer une ligne de la facture cliquez sur
cet icône et ensuite cliquez deux fois sur la ligne
sélectionnée. Après confirmation elle sera effacée.
<F8> : Saisie du règlement de la facture. (voir
explications sur le module règlement)
<F9> : Choix d’un article dans la liste avec sélection
multi-critères.
<F11> : Permet d’imprimer la facture sur l’imprimante
sélectionnée. Vous pouvez modifier l’imprimante en la
sélectionnant dans la liste de choix.
Notes :
Pour modifier le nombre d’exemplaires il vous suffit de
cliquer sur l’icône en haut de la facture.
Liste des factures :
Ce module multi-fonction vous donne la possibilité
d'afficher la liste des factures sous différentes formes
en vous donnant le maximum d'informations sur chaque
lignes :
Cliquez sur les icônes ou appuyez sur :
<F2> : Affiche la liste des factures pour un compte client
particulier. Vous pouvez sélectionner le client dans la
fenêtre de sélection qui aparait.
<F3> : Sélectionne seulement les factures non soldées.
<F6> : Réaffiche la liste complète des factures. Annule le
module de sélection par clients.
<F8> : Enregistre le règlement de la facture sur laquelle
vous allez cliquer. Le curseur se transforme en croix et
vous cliquez deux fois sur la ligne choisi pour saisir le
règlement. (Voir saisie des règlements)
<F10> : Imprime la liste des factures sélectionnées.
<F11> : Permet de recherche une liste de factures en
fonction de critères divers ( Nom, adresse, montant de la
facture,…)
Notes :
Quand un seul client est sélectionné, vous pouvez utilisez
le module des lettres traites.
Sélectionnez les factures qui doivent figurer sur la
traite en cliquant dans la colonne ‘S’ ( 3 eme colonne ).
Ensuite cliquez sur l’icône <F4>. Une petite fenêtre vous
proposera l’édition de la traite.
La date d’échéance est par défaut la date de la première
traite mais vous pouvez la modifier avant l’édition en
cliquant sur la date dans le bas de la fenêtre des
traites.
Paramétrage des traites :
Vous pouvez paramétrer les données de base de la traite
dans la boite à outils et les coordonnées bancaires du
client doivent être saisie dans sa fiche. :
La saisie des règlements :
Plusieurs règlements peuvent être attribués à une facture.
La liste des différentes règlements sera affiché dans la
liste sous le montant de la facture.
Si les clients ont utilisés plusieurs style de règlement
pour une facture il suffit de recommencer la procédure de
règlement autant de fois qu’il y a eu de modes de
règlements différents en mettant à chaque fois la somme
correspondante.
Pour saisir un règlement, remplissez les zones et validez
par la touche <Entrée>. Vous pouvez saisir plusieurs
règlements pour un facture ce qui permet d'enregistrer les
factures réglées par plusieurs personnes et plusieurs
modes de règlements; CHQ, CB,...
Pour annuler un règlement cliquez deux fois dans la liste
pour afficher le règlement choisi et cliquez sur la
poubelle pour confirmer votre demande d'effacement.
Les différents paramètres (Mode de règlements, Banques)
sont programmables avec la boite à outils.
La touche <Echap> vous permet de sortir de la fenêtre sans
enregistrer de règlements.
La fenêtre sur la droite permet d'enregistrer un règlement
rapide. En cliquant 2 fois directement sur l'icône, le
règlement est enregistré, validé et vous retournez à la
facture. A N'utiliser seulement si la facture est payée en
totalité dans le même mode de règlement.
Les règlements rapides sont dans l’ordre :
- Règlement espèces
- Règlement par Carte bancaire
- Règlement par Chèque
- Règlement par Virement bancaire
- Règlement par Traite
Edition des Rappels :
La liste des clients débiteurs est automatiquement
affichée dans la liste du haut. Cliquez deux fois sur un
nom pour afficher le détail des factures dues.
Vous pouvez sélectionner toutes les factures en cliquant
sur le coche vert <F2> ou désélectionner toutes les
factures en cliquant sur la case vide. <F3>
Si vous modifiez les dates de sélection vous pouvez
réactualiser les impayés avec la touche <F5>.
Pour imprimer le rappel en cours, cliquez sur le bouton
impression. <F10>. Seules les factures sélectionnées
seront imprimées sur le rappel.
Pour imprimer tous les rappels cliques sur <F6>. Tous les
clients sélectionnées (Case OK) recevront leurs rappels.
Notes :
Les différents textes de rappels peuvent être modifiés en
tapant simplement le texte et en utilisant des codes
spécifiques. #DATE# = Date du jour, #TOTA# = Total ttc et
#I :nom_fichier.bmp, intègre le fichier graphique dans le
rappel. Ce fichier doit être dans le repertoire du
logiciel c:\prestafac.
Saisie des prestations et des Interventions :
Ce module permet de saisir quotidiennement les prestations
effectuées chez les client pour les récapituler
automatiquement en fin de mois ou a tout moment sur les
factures des clients.
Commencez par choisir le client, vous accéderez au détail
de la prestation.
Remplissez les différentes zones. Si vous avez rempli les
zones sur la fiche client elles sont automatiquement
générées.
(Taux horaire, prestataire, déplacement).
Vous pouvez choisir de facturer un déplacement complet, un
demi déplacement ou moins si vous voyez plusieurs clients
au même endroit. Vous disposez d’une zone de temps passé
et de temps facturé. Vous pourrez ainsi suivre le détail
des prestations réalisées par les différents prestataires
indépendamment du temps facturé.
Si vous remplissez le zones horaires ( début et fin) vous
pourrez afficher le détail de la journée et de la semaine
sur le planning. ( Touche <F11> du menu principal ).
Pour saisir des articles sur la fiche prestation,
saisissez directement le code en cliquant dans le tableau
ou cliquez sur l’icône <F10> pour effectuer votre choix
dans la liste des articles sélectionnés.
Vous pouvez annuler un article avec la touche <F7> ou
annuler toute la prestations avec les touche <F2>.
Les cases de choix ‘Facturé’ permettent de signaler que
cette prestation a dé »ja été facturée. Si la case
‘Attente ‘est cochée la prestation ne sera pas proposée à
la facturation lors de l’analyse.
Facturation des Prestations :
A partir du menu principal cliquez sur l’icône
‘Facturation des prestations’ en haut à gauche. L’écran
ci-dessous va apparaître en vous affichant les clients
ayant des prestations saisies sur la période demandée
Cliquez deux fois sur un client et le détail de ses
prestations s’affiche. Vous pouvez sélectionner les lignes
choisies en cliquant sur la colonne ‘V’ ou tout valider
avec la touche <F2>. La touche <F3> annule toutes les
validations. Si aucune ligne n’est validée vous ne pourrez
pas générer la facture.
Si vous souhaitez corriger une ligne, cliquez deux fois
dessus, la fiche prestations sera affichée et vous pourrez
la modifier, voir l’annuler.
Si vous souhaitez attendre une prochaine facture pour une
prestation, décochez la elle vous sera proposée lors de la
prochaine génération.
Une fois que la liste vous convient cliquez sur le bouton
<F6> : Imprimer et la facture sera générée pour le client.
Les prestations seront notées ‘Facturées’ pour ne plus
etre proposées à la génération automatique des factures.
Vous vous retrouverez dans la facture générée pour
l’imprimer ou la corriger avant. Ensuite en sortant de la
facture vous reviendrez à cet écran pour facturer le
client suivant.
Les Editions :
Les éditions sont le résultat de l'analyse des
informations saisies dans votre facturation. Elles ont été
étudiées et réalisées sur les sites même des utilisateurs
vous donnant ainsi des modules d'analyses performants et
adaptés dans vous demander une programmation ardue. Vous
n'avez qu'à cliquer sur le bouton impression dans la
fenêtre choisie pour obtenir le résultat souhaité. Pour
certaines éditions vous devrez préciser certains
paramètres (Dates, quotidien/mensuel/Annuel,...)
Vous avez le choix entre une impression directe sur
l’imprimante par défaut ou une visualisation sur l‘écran.
Dans ce dernier cas vous pourrez visualiser les
différentes pages de votre édition sans avoir besoin de
les imprimer. Le plus simple est d’éditer ou de visualiser
ces documents pour que vous puissiez constater leur
utilisé à votre gestion.
Edition des Fiches Adresses :
Edition des fiches adresses en listings. Les fiches sont
triées par ordre alphabétique avant édition.
Edition des articles :
L'édition des fiches articles peut être faite triée par
référence ou par désignation.
Journal des encaissements : :
Le journal des encaissements vous récapitule les
différents règlements que vous avez reçus dans la journée
qu'ils soient des factures du jour ou des factures
antérieures qui étaient impayées. L'édition quotidienne
est détaillée par facture et l'édition mensuelle est
regroupée par jour.
Journal des Ventes :
Récapitule sur la période demandée les ventes d'articles
regroupés en références avec un cumul total et par
famille. (Voir ci-dessous) . Les familles sont
paramétrables dans la boite à outils.
Autres options :
<F3> : Gestion des inventaires. Permet de créer un
inventaire avec les quantités actuelles, puis de le
réajuster, de l’imprimer valorisé et de le réinjecter dans
les fiches articles pour repartir avec un stock réel.
<F4> : Permet le réassort des articles manquants. (Voir
commandes fournisseurs)
<F5> : Etat des impayés. Vous donne un état rapide des
factures impayées avec leur retard et le % de retard de
règlement. Vous permet facilement de prévoir votre
trésorerie.
<F6> : Réception des marchandises. Permet de faire les
rentrées d’articles pour l’incrémentation des stocks. Il
suffit de saisir la référence, de passer le code barre ou
de sélectionner les articles dans la liste avec la
recherche multi-critères. Une fois la validation effectuée
le curseur se repositionne pour la saisie de l’article
suivant.
Le détail des réceptions sera visible sur la fiche article
dans l’historique.
NOTE :
De nouvelles éditions sont ajoutées régulièrement en
fonction des demandes de nos clients mais leur
fonctionnement reste identique, vous précisez les critères
demandés et vous cliquez sur les boutons <Imprimer> pour
lancer l’impression ou sur le bouton <Visualiser> pour
consulter l’édition à l’écran.
Pour vous permettre d’envoyer vos impressions sur des
imprimantes différentes de la facturation vous pouvez
sélectionner l’imprimante dans le cadre du bas.
Gestion des déplacements :
Les déplacements peuvent être facturés de deux façons
différentes. Le mode kilométrique ou il suffit d’indiquer
sur la fiche client le nb de kilomètres nécessaires pour
se rendre chez lui et le mode forfait déplacements.
Pour saisir le tarif du kilomètre il vous suffit de vous
rendre dans la boite à outils et de choisir le taux en
cliquant sur la ligne du menu déplacement.
Lors de la saisie des prestations vous pourrez choisir de
facturer le déplacement en entier ou seulement une
participation dans le cas ou vous avez visité plusieurs
clients.
Gestion des Forfaits :
Il vous est possible de créer des forfait déplacements
pour une saisie rapide ( Zone de déplacement, …). Dans la
fenêtre forfait qui apparaît lors de la saisie de la fiche
article.
La fenêtre est par défaut en mode validation, c’est a dire
qu’il vous suffit de cliquer deux fois sur la ligne
choisie pour que le déplacement soit sélectionné et
enregistré sur la fiche ou la facture.
Pour créer de nouveaux déplacements, cliquez sur l’icône
outils et vous passerez en mode paramétrage. ( Le tour se
met en rouge) . Il vous suffit ensuite de cliquer sur une
ligne blanche pour créer un nouveau forfait ou de cliquer
sur une ligne existante pour la modifier.
Pour effacer une ligne, cliquez sur la poubelle puis sur
la ligne a effacer. Une confirmation vous sera demandée.
Recliquez sur l’icône outils pour repasser en mode
validation. Le fond de la fenêtre repasse en couleur fond
de fenêtre que vous aurez choisi dans les outils.
Gestion des prestataires :
Vous pouvez gérer plusieurs prestataires pour les
interventions. Vous accédez au fichier des prestataires à
partir de la fiche client ( petite loupe a coté de la zone
prestataires) ou a partir du menu de la boite à outils.
Pour créer un nouveau prestataire, cliquez sur l’icône
outils et vous passerez en mode paramétrage. ( Le tour se
met en rouge) . Il vous suffit ensuite de cliquer sur une
ligne blanche pour créer un nouveau prestataire ou de
cliquer sur une ligne existante pour la modifier.
Pour effacer une ligne, cliquez sur la poubelle puis sur
la ligne a effacer. Une confirmation vous sera demandée.
Gestion des taux horaires :
La fenêtre des taux horaires est accessible du menu boite
a outils ou a partir de la fiche client. ( Petite loupe a
coté du taux horaire).
La fenêtre est par défaut en mode validation, c’est a dire
qu’il vous suffit de cliquer deux fois sur la ligne
choisie pour que le taux choisi soit sélectionné et
enregistré sur la fiche.
Pour modifier les taux, cliquez sur l’icône outils et vous
passerez en mode paramétrage. ( Le tour se met en rouge) .
Il vous suffit ensuite de cliquer sur une zone pour la
modifier.
Vous devrez préciser le taux horaire, le taux de TVA, et
le code comptable si vous souhaitez éditer un journal des
ventes. Le taux de tva et le code comptable seront
automatiquement intégrés sur la facture.
Pour effacer une ligne, cliquez sur la poubelle puis sur
la ligne a effacer. Une confirmation vous sera demandée.
Recliquez sur l’icône outils pour repasser en mode
validation. Le tout de la fenêtre repasse en couleur du
fond de fenêtre.
Gestion du planning :
Le planning est en relation direct avec les prestations.
Il permet de vérifier les saisies de la journée et d’en
saisir de nouvelles en vous envoyant directement au module
de saisie. Le jour sélectionné est la date en cours mais
vous pouvez cliquer deux fois sur le calendrier pour
changer de date.
Les prestations déjà saisies sont affichée
automatiquement. Pour saisir une nouvelle prestation,
cliquez sur le planning à gauche, sélectionnez le client
dans la liste qui apparaît et remplissez la fiche
prestation. Si vous utilisez le planning pensez à bien
remplir la période horaire.
Vous pouvez changer de jours en cliquant sur les petits
onglets en base de la page et visualiser une semaine ou
une année en cliquant sur les onglets.
Vous disposez d’un mémo par jour et d’un mémo quotidien
pour saisir des notes importantes. Vous pourrez changer la
couleur du fond et de l’écriture de chaque note. Les notes
de la semaine sont affichées tous les jours de la semaine
correspondante, les notes du jour seulement le jour dit.
Comment faire une facture rapide :
1 ) Tapez <F8> à partir du menu principal
2 ) Appuyez sur <F2> pour créer une nouvelle facture en
mode comptoir. Remplissez les zones d’adresse du client et
éventuellement les zones de catégories.
3 ) Appuyez sur <Entrée> pour appeler la fenêtre de saisie
et rentrez la référence de l'article (Ou cliquez
directement dans la liste des articles affichés en
permanence)
Recommencez au (3) pour tous les articles vendus. Si vous
avez créé un devis vous pouvez l’imprimer tel quel ou
appuyez sur <F4> pour attribuer un N° de facture.
4 ) Appuyez sur <F11> pour imprimer la facture.
5 ) Si la note est réglée, appuyez sur <F8> et validez le
règlement.
Appuyez sur <Esc> pour sortir ou créez une nouvelle
facture <F2> ou <F3>.
Voilà vous avez fait votre première facture. Sans avoir
créer de fiches clients ni de fiches article vous pouvez
déjà créer une facture simple. Le fonctionnement de
Presta_Fac est ainsi intuitif et assisté. Vous pourrez
découvrir qu’au delà de sa facilité, de nombreux modules
très puissants vous faciliteront la gestion de votre
entreprise pour que vous puissiez vous consacrer à votr
vrai travail sans perdre trop de temps ) la gestion
administrative.
Boîte à Outils :
La boite à outils vous donne la possibilité de paramétrer
le logiciel. Ces options sont à manipuler avec précaution.
<F2> Configuration de l'entête des factures
Si vous n’utilisez pas de papier pré imprimé vous pouvez
créer ici votre entête. Cliquez deux sur chaque carré
gris, entrez le texte, puis avec les zones de la fenêtre
choisissez votre police de caractère ainsi que la taille
et les attributs. ( Gras, Italique,…)
<F3> : Modification du mot de passe : Vous permet de
modifier le mot de passe expert, pour un accès aux
fonctions de gestion.
<F4> : Sauvegarde sur Zip ou clé USB. La première fois que
vous cliquez sur le bouton, vous devrez indiquer la lettre
d’unité de votre clé Usb ou de votre zip. ( Dans poste de
travail vous voyez une lettre qui correspond à l’unité ( D
: , E :,…) saisissez cette lettre. Si vous ajoutez des
options dans votre ordinateur cette lettre pourra changer,
vous pourrez alors modifier l’unité de sauvegarde dans la
liste des options à modifier. ( Ecran outils)
Une fois votre unité spécifié, cliquez tout simplement sur
le bouton sauvegarde et vos fichiers seront copiés sur la
clé. Si vous avez une erreur lors de la sauvegarde c’est
que votre clé est peut être pleine ou protégée en
écriture. Remédiez au problème et recommencez la
sauvegarde.
Note : Même si vous avez un problème lors de la sauvegarde
il n’y a aucun risque au niveau de vos fichiers. En effet
la sauvegarde est une copie et vos fichiers originaux ne
sont pas modifiés lors d’une sauvegarde. Il est toutefois
fort recommandé de sauvegarder régulièrement vos données
pour pouvoir pallier à toute défaillance su matériel.
Configuration des couleurs. Cliquez dur les deux images
colorées pour choisir la couleur du fond de la fenêtre
principale, et celles des fenêtre secondaires.
Options de Configuration : (Cliquez deux fois pour choisir
l’option à modifier)
Lignes en fin de de facture : Permet de définir des lignes
de texte qui s’inscriront en bas de votre facture.
Conditions de reglement, coordonnées bancaires,…
Réglage Facturette/Imprimantes : Si vous utilisez du
papier pré-imprimé, vous pouvez décaler les impressions en
donnant des valeurs en millimètres. verticalement ( + pour
descendre, - pour remonter) et horizontalement ( + vers la
droite, - vers la gauche )
Choix du style de fenêtre (Skins) : Permet de modifier les
entourages de fenêtre pour égayer votre logiciel et
l’adapter à vos goûts. Plusieurs autres skins sont en
préparation que vous pourrez charger sur notre site
internet.
Modification des Taux de TVA : Permet d’adapter les taux
de tva en cas de changement.
Modification des switchs : A n’utiliser que lors d’un
contact avec le technicien TFI ou information par e-mail.
Catégorie et config Catégories clients : Deux zones sont
disponibles pour classer vos clients dans les statistiques
la catégorie 1 et la catégorie 2 :
Ici la catégorie 1 a été désigné comme Pays ( Exemple
France, Belgique,…) et la catégorie 2 comme catégorie (
Professionnels, particuliers,…). Vous pouvez modifier le
nom de la catégorie, ainsi que les différentes zones de
cette catégorie.
Congif Catégories Articles : Cette classification vous
permet de regrouper vos articles dans des catégories
comptables que vous devrez choisir sur vos fiches
articles. Cette information permettra un éclatement de vos
chiffres dans les journaux de ventes, statistiques,…
Pour chaque catégorie vous devrez préciser le nom de la
catégorie ( Ex : Prestattions, Articles,…) ainsi qu’un
code comptable facultatif.
Purge des factures à une date : Permet de réinitialiser
les factures à une date précise. Attention, toutes les
factures antérieures à la date précisée seront effacées
sans aucune possibilité de récupération. Il est
indispensable de faire une sauvegarde sur un cd-rom ou une
clé à garder avant cette option. Une fois les factures
effacées vous n’avez plus la possibilité de les consulter
ni de les rééditer.
Connexion aux fichiers réseaux : Si vous utilisez notre
version réseau, vous pourrez définir le répertoire de
stockage des fichiers.
Nous restons à votre disposition par e-mail pour tous
renseignement complémentaires. t.f.i@wanadoo.fr <mailto:t.f.i@wanadoo.fr>
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