Resa_Fac de la gamme ‘Facile’ de T.F.Informatique vous permet de gérer toutes sortes d’activités qui nécessitent des réservations ou des locations. D’une manière très simple vous pourrez utiliser les formats pré-définis ou créer vos propres fichiers personnalisés. (dans la version complète)

Le système se compose de deux fichiers principaux que nous nommerons ‘Objets’ et ‘Utilisateurs’. Bien sûr suivant l’activité ces deux termes se rapprocheront plus ou moins de la réalité mais ils ne servent en fait qu’à vous expliquer le fonctionnement de Résa_Fac.

Exemple : Dans le module Location de voitures les ‘objets’ seront des ‘voitures’ et les ‘utilisateurs seront des ‘conducteurs’ alors que dans la partie ‘Aéro-club’ les objets seront des ‘avions’ et les utilisateurs des ‘pilotes’.

INSTALLATION : Lors de la première utilisation vous allez devoir préciser le type de données à utiliser. Si vous souhaitez utiliser plusieurs Resa_Fac, il vous suffira d’ouvrir d’autres dossiers avec le module utilitaires.

ATTENTION : Lors de l’initialisation d’un dossier, toutes les données sont effacées, vous devez donc sauvegarder vos données si vous voulez réinitialiser un dossier déjà existant.

L’utilisation des Resa_Fac est très intuitif, avec la barre d’icône en bas de chaque écran ou chaque fenêtre, vous vous déplacerez dans les différents modules du logiciel.

Menu Principal :

La fenêtre principale vous donne la possibilité de vous diriger dans tous les modules du logiciel. Cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche de fonction correspondante.

Utilisation des Listes :

Lorsque vous recherchez un objet, un utilisateur ou une liste de réservation vous accédez à un écran de liste. Pour faire votre choix, vous cliquez deux fois sur la ligne choisie ou vous déplacez la ligne en surbrillance avec les flèches et vous appuyez sur (Entrée) pour valider votre choix. Pour annuler votre demande, appuyez sur la touche (ECHAP) ou cliquez sur le bouton ‘Annuler’.

Fichier Utilisateurs :

Quelque soit l’utilisation que vous ferez de Resa_Fac, ce fichier vous permettra d’enregistrer les différentes utilisateurs de vos ‘objets’. 

Bien qu’un code ‘Informatique’ soit attribué par l’ordinateur vous travaillerez avec le nom sans vous soucier de ces codes.

Utilisez la touche (F2) pour créer une nouvelle fiche. L’indexation est automatique et vous n’avez qu’à donner le nom de l’utilisateur. Ensuite remplissez les différentes zones de la fiche. 

La touche (F3) vous donne la liste des utilisateurs. Cliquez deux fois dans la liste ou cliquez sur le bouton ‘annuler’ pour sortir de la liste sans sélectionner de fiche.

La touche (F6) vous donne la possibilité de créer une réservation Après l‘appui sur cet icône et le choix de l’objet à utiliser vous serez dirigé vers la fiche détail de la réservation.

(F7) efface l’objet affiché après confirmation. Attention, cet effacement est définitif et les données seront perdues.

Les 4 boutons de déplacement dans les fichiers vous donnent la possibilité de revenir à la première, dernière, précédente ou fiche suivante.

(F8) Vous pouvez créer une note libre dans laquelle vous saisirez toutes les informations qui ne sont pas disponibles sur la fiche de base. Cette notre n’est pas formatée et est saisie à titre d’information.

Les trois dernières zones de la fiche adresse sont programmables et particulières en fonction du type de réservation. Exemple : Pour l’aéro-club elles ont été programmées en N° de licence, Date de validité et Assurance.

Fiche ‘Objets’ :

Utilisez la touche (F2) pour créer une nouvelle fiche. L’indexation est automatique et vous n’avez qu’à donner le nom de l’objet. ( Ici le nom de l’avion). Ensuite remplissez les différentes zones de la fiche. Suivant le type d’application vous pouvez avoir plus ou moins de zones.
Si derrière la zone vous avez un boutons ‘Liste’ vous pourrez définir des critères redondants. (Voir liste de critères)

La touche (F3) vous donne la liste des objets créés. Cliquez deux fois dans la liste ou cliquez sur le bouton ‘annuler’ pour sortir de la liste sans sélectionner de fiche.

La touche (F6) vous donne la liste des réservations effectuées pour cet objet. (Ex : la liste des vols pour ce planeur). En cliquant deux fois sur une ligne vous appellerez le détail de cet enregistrement.

(F7) Efface l’objet affiché après confirmation. Attention, cet effacement est définitif et les données seront perdues.

(F8) vous permet de stocker des informations libres sur cet objet sous forme de mémo.
Les 4 boutons de déplacement dans les fichiers vous donnent la possibilité de revenir à la première, dernière, précédente ou fiche suivante.

Fiche réservation :

Une fois votre ‘objet’ choisi vous arrivez sur la fiche de réservation. C’est cette fiche qui va centraliser les renseignements qui permettront l’affichage des plannings ainsi que les différents récapitulatifs de RésaFac.

Certaines zones (Objet, Utilisateur) ne peuvent plus être modifiées à ce niveau puisque elles sont liées aux fiches objets et utilisateurs du logiciel. Si vous vous êtes trompés sur une de ces zones, effacez la fiche et recréez une nouvelle fiche réservation.

Les dates et heures de réservation seront utilisées pour l’affichage sur le planning. Les zones ‘Caution, Réservation’ dépendent de la configuration du logiciel et ne sont pas obligatoires.

Les réservations fixes :

Contrairement aux réservations ponctuelles, les réservations fixes se répètent pendant la période choisie au rythme défini. Vous pourrez ainsi réserver une salle de classe tous les jeudis de 8h00 à 9h30 sans être obligé d’entrer la réservation toutes les semaines. Ans le tableau qui apparaît cliquez sur le jours ou la réservation doit être effective. Les réservations fixes et ponctuelles sont compatibles sur le même planning sans distinction.

Affichage des Plannings :

Cliquer sur les boutons de l’écran principal vous affichera aussitôt le planning au format désiré. (Quotidien, hebdomadaire, 15 jours, 1 mois , trimestre ou annuel…). En fonction de l’utilisation de Resa_Fac, vous choisirez le planning correspondant.

Pour visualiser un détail des heures vous choisirez l’affichage quotidien, pour visualiser un détail des jours, l’affichage par quinzaine ou mensuel sera plus approprié.

Pour saisir une nouvelle réservation, il vous suffit de cliquer sur la planning du jour à l’heure de début de la réservation pour créer automatiquement une nouvelle fiche.

En bas du planning, deux flèches vous permettront de faire défiler la période, et un clic sur la couleur du planning vous donnera les renseignements sur la réservation.

Liste de Critères : 

Grâce à cette option vous pouvez définir des critères précis qui se retrouverons sur plusieurs fiches. ( Exemple :le type d’avions). Cliquez sur le bouton ‘Créer’ pour ajouter un critère à la liste.Pour corriger ou annuler un critère de la liste cliquez d’abord une fois sur la ligne choisie et ensuite sur le bouton.
Pour sélectionner un critère à attribuer à la fiche en cours, cliquez deux fois sur la ligne ou une fois et validez par la touche ‘Valider’..

Impression et recherches :

C’est le module final de votre logiciel qui vous donne la possibilité d’imprimer vos différents plannings et d ‘effectuer différents récapitulatifs. Avec les demandes des différents utilisateurs et selon nos habitudes d’évolutions, ce module s’enrichira au fur et à mesure de nouvelles recherches et éditions que vous pourrez télécharger sur Internet.

Analyses :

Le module des analyses vous offre la possibilité d’afficher plusieurs tableaux utiles en fonction des données entrées.

- Etat des objets : Vous donne la situation en temps réel des objets. ( Exemple : les voitures louées, quand elles doivent rentrer ainsi que la prochaine location. Ce qui permet de déterminer immédiatement les objet disponibles et pour combien de temps.

- Récapitulatif par utilisateur vous donne la liste des réservations pour un utilisateur particulier.

- Récapitulatif par objet vous donne la liste des différents utilisateurs d’un objet.
- Dernières réservations, donne la liste chronologique des derniers enregistrements effectués.

Saisie d’une réservation :

Vous pouvez saisir soit des réservations libres (Utilisateur par défaut) ou des réservations liées avec des fiches Utilisateurs. L’avantage de lier une réservation avec une fiche utilisateur est de permettre la saisie de beaucoup plus de renseignements sur celui qui va réserver ( Adresse, Téléphone,…) mais aussi d’avoir un historique.

Réservation libre : 

· Appuyez sur <F4> ou cliquez sur le bouton correspondant. 
· Choisissez l’objet/Lieu dans la liste
· remplissez les informations. 
· Votre réservation est faite.

Autre méthode : 

· Consultez le planning ; si vous étés en mode semaine ou mois, 
· cliquez dans la journée pour afficher le détail. 
· Sur la fiche journée, cliquez tout simplement sur l’heure de départ pour recommencer à remplir votre fiche de réservation.

Réservation avec utilisateur :

· Appuyez sur <F2> ou cliquez sur l’icône correspondant. 
· Choisissez l’utilisateur en appuyant sur <F4> ou créer une nouvelle fiche si nécessaire. 
· Cliquez sur <F6> choisissez la salle et remplissez votre réservation.

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